展会现场管理计划范文.doc

12 展会现场管理计划 展会现场管理计划一:展会现场管理工作计划 展会现场管理对于本届展会来说非常重要,糟糕的现场管理会影响专业观众和参展商对展会的满意度,甚至影响整个展会的质量。会议。 为了使本届刺绣银饰品博览会有组织、有秩序、有计划、有目的。 最大限度地减少展会期间不必要的麻烦,促进本届博览会取得圆满成功。 现场管理原则:找出可能存在的问题,精准分析。 尽量在不确定的因素中找出尽可能确定的因素。 必须有计划和准备。 1、尽可能利用服务链外包服务进行监控。 2、特殊时间指定专人负责特殊工作,分工明确,责任落实到人。 3.对重点任务实行双重验证制度。 4、对于重要环节,负责人应尽快提出关注问题,并实时监控。 5、注重临时人员的短期培训。 A、系统现场管理如下:观众登记、入场管理。 为了提高工作效率,观众登记处将预登记观众与现场登记观众分开,或进一步将现场登记观众分为持名片观众和无名片观众两类12类。 。 前者只需凭名片到观众登记处办理相关手续即可换取胸卡,而后者则需要在主办方人员的指导下填写登记表,然后前往登记处完成手续。 为了节省人们在登记处的等待时间,主办方应在入口处设置展览活动和论坛议程板,以便人们,特别是现场登记观众了解展览的总体结构和主要活动提前。 。

。 2、展会现场广告管理 本次展会,主办方获取广告收入的渠道有多种,如展会简讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论是哪种广告载体使用时,展会主办方必须制定明确、统一的广告政策,平等对待所有参展商。 即使有相应的优惠措施,所有参展商也应该了解,而不能简单地根据参展商的规模来决定是否给予。 合同。 在布展、开幕和撤展的不同阶段,展览主办方应与参展商进行有效沟通,确保其行为符合展览合同,特别是场馆的使用规定。 。 必要时,主办方可以采取强制措施,维护大部分参展商的合法利益,保证整个展会的顺利进行。 12 世博园区的安全管理主要涉及防盗、消防、卫生三个方面。 为此,展会主办方需要积极联系消防、卫生、公安等部门,积极争取这些部门的支持。 交通及物流管理 展会交通主要是指现场交通、停车场及路线的规划。 比如,展品运输车辆、公交车的管理、物流管理都非常繁琐,即使是看似简单的停车场。 还要充分考虑展商、卡车司机、贵宾、展商和专业观众的不同需求。

现场运输和物流管理负责人至少应了解: 相关联系人名单; 场地地图; 展品到达场馆的时间; 现场交通计划草图; 应急响应计划; 现场联络点,包括保安和志愿者。 。 六、餐饮管理 展会主办方可采用外包方式,将展会期间餐饮区域的管理权临时转让给知名酒店或连锁餐厅,并通过合同条款严格控制其菜单、份量和价格。 确保现场餐饮服务质量的制约因素。 对此,一些展览公司采取的餐饮服务公开招标的方式值得借鉴。 另外需要强调的一点是,在展会餐饮区,餐饮服务人员还应及时清洗简易饭盒等餐具,为参展商和专业观众创造良好的就餐环境。 7、证书管理 一般来说,主办方向参展商、专业观众、工作人员、主办方、媒体记者和嘉宾颁发各种印刷版证书。 为了保证展商、专业观众和嘉宾的停车位,场馆管理部门还将使用停车证。 。 如果世博会拟出售门票,主办方需提前向税务部门报告,并征得同意后才能打印和出售门票。 八、处理参展商和观众的投诉 展会期间,难免有个别参展商和专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满,并向展会接待处提出投诉。组织者。 有些人直接向调查办公室投诉。 此时,迫切需要一个专门机构来处理各种投诉。

。 9、新闻管理 现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商和主办单位及时发布各种信息。 新新闻中心的硬件设施和人员配置应根据展会规模等实际情况确定。 此外,展会主办方往往会安排专门的新闻经理负责统一发布展会官方信息并接受媒体采访; 任命的新闻经理必须善于言辞、有礼貌、有礼貌。 非常熟悉展会的相关信息。 十、知识产权保护 121、主办方应在现场设立专门办公室,并聘请专职律师进行咨询。 2、基本原则:坚决反对利用展会侵犯知识产权。 用证据说话。 被告人如有异议,有权进行辩护,但必须提供证据。 否则,临时现场清洁工作将由场馆、主会场搭建商和特装搭建商负责。 场馆负责展览场馆内公共区域的清洁,如通道、卫生间、餐厅等。展位的清洁按照谁搭建、谁负责清洁的原则。 特装承包商搬出时应清理并带走展位内的装修垃圾。 十二、展会运输代理管理 1. 运输前:慎重选择运输公司 2. 运输中:与运输公司密切联系 3. 进场:快速有序进场 4. 展后:妥善处理展品 13配套服务管理 布展、撤展期间,展会主办方应为参展商提供出境许可管理、餐饮服务、保安服务、消防等相关配套服务。 14.专业行业观众入场管理 1.填写登记表 2.申领证件 3.检票 4.领取观众指南 5.免费赠送或出售展会会刊 4.观众进入展馆 环境布局:开幕式 场地设计 万博广场设置了4M10M彩色背板,铺设红地毯,悬挂横额横幅,营造祥和热闹的氛围。

2、现场管理 为避免空间人气激增造成混乱、拥挤和伤害,应特别做好现场秩序控制,安排人员参观、采购、咨询。有条不紊地进行! 保安人员的安排:。 展会各出入口设置保安人员: : 2、检票口设置保安人员:212总站服务电话 2、展会现场管理方案二:展会现场管理方案 1、展会开幕式现场管理:展览场地布置:展览布置工作一般在展览开幕前几天进行。 时间长短取决于展览的不同规模和主题。 根据本届展会对布展的要求,我们在展前预留了近一个月的布展时间。 在此过程中,我司将根据主办方的委托,进一步规划展览环境,协调管理参展商、搭建商、运输商等相关工作,为展会的正式开幕做好准备。 做好准备工作。 在举办开幕式之前,首先要安排好开幕场地,为展览的开始和观众的参观做好充分的准备。 贵宾接待:由于来展会的重要贵宾级别较高,我们将根据主办方要求提高接待标准,并联系北京市政府和北京警备武警抽调人员进行安全保障工作。 媒体接待及管理:展会开幕前,我司将与协办单位联系相关媒体召开新闻发布会或邀请媒体记者对开幕及展会现场进行采访和新闻报道展览的。 准备。

2. 展览布置及现场管理:: 12 现场管理机构 1. 展览场地布置 2. 展览报名及入场管理 3. 展览证件及门票管理 4. 展览设备设施管理 5. 展览现场保安管理 6 . 展会现场知识产权保护工作 7. 展会现场相关活动管理 8. 展会现场其他服务 9. 小展商紧急处理现场管理工作: 展会前,主主办方在宣传在展览项目开展的同时,对参展商进行宣传,并在广泛散发邀请函和合同的网站上添加部分参展商名册; 准备一份包含参展商名册的展会简讯,并将其分发给专业观众和专业人士。 市场; 展会介绍网站已开通供需平台。 企业可在展前、展中、展后在线注册,发布产品供应信息和采购信息,搭建买家和卖家的平台。 展会期间,主办方为参展商提供增值服务,包括现场问答环节和各类研讨会,帮助企业解决生产管理中的问题; 有产销对接会,连接买家和卖家,提高买家和卖家之间的贸易成功率; 举办新技术推介会,促进新技术展商学习和介绍; 此外,还将举办展览知识培训课程,教育参展商如何让自己的展位更具吸引力。 更方便进行撤展、参展流程等方面的知识培训。 同时,现场还安排专人协助参展商办理报到、入场等各项服务。

展会结束后,主办方将立即走访参展商,听取他们的意见,以便提供更完善的增值服务。 同时,将对企业展后成果进行跟踪报道,提高展会及企业的知名度。 1. 布展 2. 工作人员布置展位 3. 展位接待 4. 贸易洽谈 5. 情况记录 6. 其他相关宣传推广活动 7. 信息收集 8. 详细管理注意事项 9. 观众登记及入场管理应急小组:观众登记处的主要任务之一是维持展会入口处的良好秩序,确保每一位专业观众都能顺利、便捷地进入展会现场。 为了提高工作效率,我们将预登记观众与现场登记观众分开,并将现场登记观众进一步分为持名片观众和无名片观众两类。 前者只需在观众登记处出示名片,办理相关手续后即可兑换胸牌。 后者需在主办方人员指导下填写报名表,然后到报名处办理手续。 科学的观众登记不仅可以保证观众快速进场,也有利于展会主办方建立日后的营销数据库。 由此可见观众登记和场馆管理的重要性。 此外,我们还在入口处设置了展览活动和论坛议程牌,以便人们特别是现场注册观众可以提前了解展览的整体结构和主要活动。 1. 预登记 2. 现场登记 3. 信息收集 4. 引导及通道维护 55. 告知观众展会日程 6. 现场服务管理 7. 应急处理团队撤展管理 1. 展位拆除 2 . 参展商租用的展览器材归还 3. 参展商展品的处理和归还 4. 展品的出境控制 5. 展览场地的清洁 6. 撤展期间的安全 展览及观众统计 1. 按观众办公室办理登记统计流程 2. 基于门票的统计 3. 参展商客户统计 10 12 3. 展会现场风险安全全面管理: 展会现场风险类型: 1. 从是否可控角度分类 可分为自然威胁和人为威胁 2、从风险内容来看,可分为四类:物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险。 分析2、与当地相关部门建立良好的工作关系。

3. 确定展会及活动的利益相关者具有相应的风险意识 4. 制作安全手册/标志等沟通方式 5. 制定媒体管理预案 6. 预防重大应急管理:针对可能发生的重大安全问题展会期间,发生此类事件后,我们将在最短的时间内联系消防、公安、卫生等部门解决问题。 4、其他管理:现场广告管理 1、广告载体分类统一管理 2、广告规范及招投标 33、坚持公平、公开的原则 运输及物流管理:本次展会委托中国交通运输公司隶属于该部负责展品运输。 1. 展品运输 2. 撤展运输 3. 现场联络点 4. 路线规划 5. 掌握展品到达时间 6. 撤展管理及撤展物品监控 7. 应急处理及餐饮管理: 1. 指定餐饮服务供应商提供现场餐饮服务。 2、同时推荐周边的场地和餐饮设施。 ,并详细介绍和推荐场地及周边餐饮条件。 证书管理 为了方便展会现场的管理,同时出于统计的需要,我们对展会实行证书管理,即只有拥有展会主办方认可的证书才可以参加展会。进入会场。 本次展会,主办方印制了六种证书,分别颁发给参展商、专业观众、工作人员、展会主办方、媒体记者和嘉宾。 此外,为了保证展商、专业观众和嘉宾的停车位,场馆管理部门还将使用停车证。 。 主办方将加强展会证件特别是门票的管理,避免混乱,影响展会安全和形象。 因本次展会门票销售,主办方已提前向税务部门报告并取得税务部门的同意。